Data Pegawai

PENDAHULUAN
Keberhasilan organisasi tergantung pada efektivitas pekerjanya. Selanjutnya, efektivitas ini terkait langsung dengan kelayakan sistem personalia organisasi. Sistem personalia yang memadai ditunjukkan pada informasi akurat dan berguna yang dapat digunakan perusahaan dalam membuat keputusan organisasi. Faktor utamanya adalah jenis informasi dan data yang dikumpulkan.

Sistem personalia harus mengumpulkan dengan cermat dan mempertahankan informasi organisasi seperti map, catatan, laporan, daftar, dan riwayat personalia. Untuk menentukan kebutuhan pekerjaan dan memastikan lingkungan kerja yang stabil dan produktif untuk pekerja, satu organisai harus mengembangkan dan menerapkan sistim informasi pekerja.

A. Pengumpulan Data
Pengumpulan data merupakan tahap awal pada sistim informasi dan penting bagi aktivitas lebih lanjut. Sekolah harus terus mengkaji proses pengumpulan datanya. Sistim informasi yang dikembangkan harus mencerminkan:
• Karakteristik dan kebutuhan pekerja sekarang
• Kebutuhan staf mendatang
• Tahap-tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan staf yang sudah diidentifikasi

Metodenya mungkin berbeda antar wilayah, namun perhatian harus diberikan untuk mengumpulkan jenis-jenis informasi berikut:
1. Data latar belakang pekerja: pendidikan, kompetensi dan skil khusus, prestasi utama, pekerjaan dan posisi sebelumnya, promosi, alasan penggantian pekerjaan, dan preferensi pekerjaan.
2. Data personal: nomor jaminan sosial, nomor sistem pensiun, tanggal kelahiran, alamat dan nomor telepon, informasi kesehatan.
3. Data evaluasi pekerja: catatan dan penilaian kelangsungan dan kemajuan, kemungkinan penempatan, kebutuhan terhadap bantuan dan pelatihan, serta potensi untuk memenuhi kebutuhan tambahan distrik, seperti mengajar di berbagai bidang dan kemampuan melatih atau memberi nasehat.
4. Data posisi pekerja: gaji, tunjangan, riwayat gaji dan tunjangan, catatan kehadiran, data pekerjaan, dan tanggal promosi.
5. Data kebutuhan distrik: tabel organisasi, Jumlah posisi bersertifikat dan lokasinya, daftar lowongan sekarang, daftar pensiun sekarang, daftar cuti sekarang, daftar pengunduran diri sekarang, daftar persyaratan sekarang, dan daftar kebutuhan posisi mendatang.

B. Pengolahan Data
Koleksi dan penggunaan data sepenuhnya mengandalkan kepada bagaimana informasi diproses dan penyimpanan dan perolehan kembali, jumlah data, bermacam-macamnya data, dan tuntutan data dalam penggunaan dan pemindahan akan menentukan antara wilayah akan mempertimbangkan penggunaan sistem manual (tata kearsipan) ataupun sistem elektronik.

Pada wilayah yang luas dan berdata banyak, sebaiknya digunakan sistem elektronik dengan komputer. Pada sistim komputerisasi, memperbarui data pada satu file dapat merubah informasi pada file lain. Jenis sistim ini juga memberikan akses dengan segera untuk data-data terbaru pada pertanyaan-pertanyaan seperti masa jabatan, kedudukan yang lebih tinggi, sertifikasi, posisi kendali, pengunduran diri, dan keseimbangan anggaran belanja.

C. Memperbaharui Data
Penetapan sistem screening untuk mengkaji semua data yang dikumpulkan juga penting. Data penting harus dipisahkan dari data tak-penting, usang, salinan, atau data tak akurat. Screening harus dilakukan secara berkala, setidaknya setahun sekali. Setiap bentuk laporan juga harus diperbaiki dan di-update setahun sekali, dan seseorang, biasanya administrator personalia, harus bertanggung-jawab atas proses ini, jika sistem data akan digunakan organisasi (sekolah).

D. Permasalahan
1. Faktor Sumber Daya Manusia
Dalam hal ini adalah petugas pengolah atau pengumpul data yang kurang terlatih. Sehingga menyebabkan data yang dikumpulkan tidak lengkap atau malah tidak valid. Kurangnya tenaga petugas pengolah data juga dapat mengakibatkan data-data yang sudah terkumpul tidak segera di-entri. Hal ini menyebabkan data menjadi tidak up-to date lagi.

2. Faktor Teknologi
Masih belum diterapkannya teknologi informasi atau sistem informasi manajemen dalam pengolahan data pegawai juga merupakan faktor penghambat. Masih dijumpai di daerah-daerah menggunakan sistem manual atau tata kersipan yang tidak disertai dengan sistem komputerisasi. Sehingga suatu saat data-data yang masih berupa kertas tersebut bisa rusak termakan rayap, basah terkena air, dsb.

Selain itu, kurang terpusatnya sistem informasi manajemen mengakibatkan munculnya masalah seperti data yang tidak sama antara satu instansi dengan instansi lain. Misalnya data guru di BPS tidak sama dengan data guru di Depdiknas, serta berbeda juga dengan data guru di Depnaker, dll.

Sistem informasi manajemen data pegawai yang kurang canggih juga dapat mengakibatkan data yang sudah terkumpul menjadi bermasalah. Misalnya data tersebut tidak bisa di up-date, sulit diakses, sehingga data tersebut menjadi tidak berguna bagi pihak-pihak yang membutuhkannya.

PENUTUP
Setiap organisasi perlu menciptakan suatu sistem informasi SDM agar pengelolaan SDM dapat dilaksanakan secara efektif. Pangakalan data secara minimum tercipta dengan adanya informasi tentang analisis pekerjaan melalui uraian, spesifikasi, standar prestasi pekerjaan. Informasi ini diperlukan sebagai landasan untuk pelaksanaan berbagai kegiatan manajemen SDM seperti untuk penempatan, pelatihan, pengaturan kerja yang lebih menyenangkan, dan lain-lain.

Berdasarkan informasi dari data pegawai tersebut, secara internal bermanfaat bagi pengelompokan pekerjaan berdasarkan jenisnya yang dapat digunakan dalam mengambil keputusan. Sedangkan secara eksternal, informasi tersebut dapat digunakan aparat pemerintah atau masyarakat yang memerlukannya.

RUJUKAN
Gomez, F.C. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Andi Offset.

Hariandja, M.T.E. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT Gramedia Widiasarana.

Saydam, G. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia Suatu Pendekatan Mikro. Jakarta: PT Djambatan.

Siagian, S.P. 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.

Umar, H. 2004. Riset Sumber Daya Manusia dalam Organisasi. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Tama.